أحدث تدريب للشئون المالية والادارية

* أولا : الشئون المالية :

- يراعى فى بداية العام الدراسى أن تكون كل التكليفات رسمية لأى لجنة تشكل أو أى تكليف لأحد الافراد .
- هناك عدد من اللجان لابد من تشكيلها فى بداية العام وهى :
• لجنة المشتريات " ويراعى أن يتم تغيرها سنويا ، وذلك حتى لا يحدث ألفه بين أعضائها وبين الموردين ".
- لجنة المشتريات توقع على ايصالات التصنيع او أى ايصال .
- ويراعى أن يكون هناك منسق ما بين لجنة المشتريات وبين ادارة الروضة وبين المعلمات مهمته تلقى طلبات المعلمات مكتوبة وتحديد مدى توافرها من عدمه وكميتها لو تكررت فى أكثر من طلب وما إلى ذلك ، ثم رفعها إلى ادارة الروضة ، وبعد الشراء يقوم باستلام الاصناف من لجنة المشتريات وتوزيعها على المعلمات حسب الطلب فى كشوف توزيع .
• لجنة الصيانة " ومهمتها هى الكشف الدورى على جميع مرافق الروضة والابلاغ عن أى أعمال صيانة مطلوبة ومتابعة هذه الأعمال " .
- توقع لجنة الصيانة على الايصالات الخاصة بالصيانه .
- تقوم لجنة الصيانه بعمل محضر معاينه قبل بداية أى أعمال صيانة ، ومحضر استلام الاشياء بعد عمل صيانه لها .

• لجنة التبرعات سوء العينية او المادية .
- ويراعى ان تضم لجنة التبرعات كلا من أمينة التوريدات ، واخصائية
اجتماعية ، والسكرتيرة المالية ، ومديرة أو مشرفة الروضة .
وهناك صيغة للتبرعات سوء عينية أو مادية وهى :
محضر تبرع " عينى – مادى "
أنه فى يوم ــــــــــــــــ وبحضور اللجنة المشكلة ، قام السيد / ــــــــــــــ
بالتبرع ( وصف دقيق جدا للصنف المتبرع به ) بقيمة ـــــــــــــ ( ويجب
ذكر قيمة الصنف ) .
- ثم تضيف امينة التوريدات جملة ( تم أضافة الصنف ) .
- ويكون محضر التبرع من 3 نسخ ( لامينة التوريدات – السكرتيرة –
الاخصائية الاجتماعية ) .
- توقع لجنة التبرعات فى نهاية محضر التبرع ، وكذلك الشخص المتبرع .
- لابد أن يكون محضر التبرع بنفس تاريخ أضافة الصنف فى السجلات .
- التبرع المادى يكون بإيصال 123 ويكتب أسفله تم أضافته .

* أساسيات فى الصرف :

• الشراء أقل من 500 جنيه يكون بدون عرض أسعار .
• أى عرض أسعار لابد أن يكون مختوم .
• كشف الحساب ممكن حتى 50 جنيها ولكن يجب أن يكون مختوم .
• يجب احتواء الفاتورة على رقم التسجيل الضريبى سواء مطبوع أو مكتوب .
• يجب احتواء الفاتورة على الختم الحى بعد التحرير .
• يجب وجود طلب للشراء مع كل فاتورة ، موضح النوع – الصنف – سبب الشراء .
• يجب مطابقة نشاط المورد للصنف فى الفاتورة .
• لابد من تعليق لجنة المشتريات على الفاتورة بجملة " ورد الصنف والسعر مناسب واستخدم فى ـــــــــــــ" .
• لابد من وجود اذن اضافة لكل فاتورة .
• تخصم الاصناف المستهلكة من 234 استهلاكى ويوقع عليه من أمينة التوريدات .
• لابد للخامات المصنعه من وجود محضر تصنيع ، يتم فيه دخول الصنف خامات وخروجه مصنع .
• الخامات المصنعه تخصم بعد عام من السجلات .
• الاقمشة تحول غلى كهنه وليس مستهلك " حيث يمكن استخدامها فى اعمال النظافة "
• الاصناف الدائمة يوقع عليها أمين العهده .
• الاجهزة يوقع عليها مسئول عهدة الكمبيوتر أو مسئول التشغيل أومن تكلفه ادارة الروضة .
• لا يجوز تسليم عهدة الكمبيوتر لاى فرد منتدب .
• يتم أضافة الاصناف بشكل فورى فور وصولها .
• هناك أنشطة لا دخل لمجلس الامناء فيها وهى : النشاط العام – التجريبيى – الكتب " ويتم الصرف منها بموافقة مجلس ادارة الروضة "
• عند الصرف من هذه الانشطة لابد من مراعاة قرار 252 فى قواعد الصرف منها .
• لابد من اعتماد الفاتورة من التوجيهات الفنية .
• كل سجلات الروضة يجب أن تكون مرقمه ومختومه " مالى وادارى وشئون عاملين وشئون الطلبة " .
• من الممكن تشكيل لجنه للتحصيل فى بداية العام .
• فى بداية العام يتم عمل ميزانية تقريبية للكتب " غالبا ما تكون على نفس عدد العام السابق " .
• الكتب الزائدة تضاف فى سجلات 1 ، 3 مخازن .
• عند وجود نسخ من الكتب فى الروضة وتم الغائها يتم ابلاغ التوجيه المالى بها حتى يقوم بالتصرف فيها .
• حافز التجريبى يحسب بالساعات لكل معلمه بمعدل 36 ساعه اسبوعيا بمعدل 6 ساعات يوميا .
• المرتب الاساسى فى النسبة المقرره فى عدد الساعات الفعلية على عدد الساعات المفروضة .
• تم الغاء القرار بتقسيم مبالغ التجريبيى الى 70% ، 30% والان من الممكن توريد 1% من الاجمالى وصرف 99% كلها على الحوافز .
• يحسب يوم السبت يوم عمل .
• المريض بمرض مزمن تحسب الاجازات المرضى له ايام عمل ويستحق حوافز التجريبى .
• يحسب الاذنين بيوم غياب ويخصم من التوقيع .
• عند صرف التجريبى هناك دمغه نسبية .
• الروضات التى تقوم بصرف حوافز تجريبى فى الصيف تصرف على نفس المبالغ المصروفه فى شهر 5 ، بمعنى انه لو صرف شهر 5 ناقص بسبب انتدابه لاعمال امتحانات او غير ذلك يتم صرف باقى أشهر الصيف بهذا الخصم .
• شهر يناير يصرف فيه حوافز التجريبيى بشكل عادى .
• الحركة المالية ترسل إلى الادارة كل يوم 5 فى الشهر .
• الفائض من النشاط العام من الاعوام السابقة من الممكن صرفه على اعمال الصيانه .
• ميزانية التطوير التكنولوجى عند ترركمها يتم منها شراء كمبيوترات فقط .
• بالنسبة للنشاط العام عند شراء اشياء كبيرة نحاول الشراء بالامر المباشر ، واذا لم نستطع فلابد من عمل مناقصات واتباع خطوات الصرف .
• الموافقات على الصرف حتى 5000 جنيه فى يد مدير الادارة .
• الموافقة على الصرف لاكثر من 5000 جنيه فى يد وكيل أول الوزارة .
• فى حالة شراء الكمبيوترات تخاطب الادارة ويكون عادة هناك مناقصات تقوم بها المديرية التعليمية ، وعليه فالشراء يكون من الجهات التى رست عليها هذه المناقصات .

* السجلات المالية :

• دفتر 118 تم تعديل اسمه لدفتر 3 مخازن .
• دفتر 112 تم تعديل اسمه لدفتر 1 مخازن .
• دفتر 20 يجب على السكرتيره التوريد بشكل فورى ويتابع من مديرة الروضة بشكل مستمر ، ثم يفرغ التوريد برقم الايصال فى سجل الايداع ، ثم نقوم بعمل مفردات الايداع ، وفى نهاية هذا الدفتر يكون هناك حصر لجميع المبالغ .
• دفتر 22 يقيد به مستندات الصرف ، ويكون لكل نشاط به صفحتين واحدة لايرادات وآخرى للصرف .
• دفتر 123 يتابع بشكل دورى فى بداية العام ، وتعاد دفاتر 123 الى الادارة باذن ارتجاع ويتابع ايصال الارتجاع الخاص به ، ودفتر 123 مدته شهرين ثم يجدد ، ولا يجوز ان يكون اكثر من شهرين ، وكذا فلا يقبل شطب فى ايصال 123 .

* الانشطة الاجتماعية :

• الرحلات :
- تدعم الرحلات بنسبة من الممكن ان تصل الى 50 % .
- يورد ضرائب ودمغات على اتوبيسات الرحلة ، ويفضل استخدام اتوبيسات اتحاد الطلاب ( بشارع فؤاد ) حتى لا يورد عنها الدمغه والضرائب .
- اذا صرفت المعلمه وجبه لا تصرف لها مكافأة عن الرحلة والعكس صحيح .
- نحتفظ بالتذاكر أو فاتورة الدخول ولا يورد عنها ضرائب أو دمغات .
- مبالغ الرحلة يجب أن تورد ثم تسحب .

• الاحتفالات :
- لا يجوز احضار وجبات غير مغلفه ( كأحضار اشياء بالكيلو مثلا ) .
- فى أى شىء يوزع لابد من وجود كشف توزيع بالاسماء .
- يراعى الاكثار بالصرف على الاطفال بما يفيدهم بشرط وجود كشوف توزيع سليمة – وفاتورة سليمة .
- واجبات الضيافة بكل انواعها غير مقبولة ، والضيافة الوحيدة المسموح بها هى ضيافة اجتماع الجمعية العمومية أول العام .

• الزيارات :
- لابد من وجود ما يفيد الزيارة " خطاب الموافقة ".
- الزيارات لابد أن تشمل كل الاطفال بالروضة بالتتابع .
- من الممكن اصطحاب هدايا للمكان الذى نزوره بعد وجود فاتورة فى حالة ما اذا المكان الذى نزوره به أطفال ، ولابد من وجود كشف توزيع مختوم من مكان الزيارة .



• الجوائز :
- بعد موافقة التوجيه جائز صرف مكافأت للمعلمات أو العمال وذلك للاعمال المميزة لهم ، وتكون محددة المبلغ فى الموافقة .
- أى جوائز لابد من توافر كشف توزيع معها .

* الضرائب والدمغات :

• الضرائب 5.% للمشتريات من 300 فما أعلى .
• الضرائب 2% للخدمات ( نجار – سباك – كهربائى - ........) .
• الضرائب 5% لما فوق 100 جنيه للمهن الحره ( مدرس موسيقى .....)
• الضرائب 5.% للمقاولات والمعاملات .
• من الممكن عمل جدول يوميات ( مثال : النقاش 4 أو 5 أيام ) .
• هناك كشف لتوريد الضرائب فى البريد ( نموذج 41 ) .
• بعد التوريد يرسل هذا النموذج مع ايصال التوريد إلى القاهرة .
• الدمغات أما تلصق على الفاتورة أو ايصال الصرف أو تورد إلى البريد بإيصال 33 ع ح ويوضع فى الدفتر .

* الدمغة التدريجية :

• - : 50 معفيه .
• 50 : 250 048.
• 250 : 500 052.
• 500 : 1000 056.
• 1000 : 5000 060.
• 5000 : 10000 064.
• 10000 : فيما فوق 24.

* الدمغة النسبية :

• وهى تصرف على أى مكافأت فى الروضة ، وكذلك على التجريبيى .
• 50 : 250 006.
• 250 : 500 0065.
• 500 : 1000 007.
* شئون العاملين :

• لابد من التوقيع على كل سجل فى الروضة بعد ترقيمه وختمه .
• دفتر 129 سايره ( دفتر المرتبات ) إذا كان هناك أرباب عهد لابد من مراجعة التخصيم منه .
• دفتر 130 ع ح ( دفتر قيد بيانات العاملين ) يجب مراجعة تاريخ الوصول للمعاش ، كما يجب أن يكون مفهرس .
• دفتر الحضور والانصراف هو دفتر مالى لا يجوز فيه الشطب ز
• دفتر 68 يقيد به الاجازات الخاصة بجميع العاملين ، يجب اختار المعلمة بالغياب فى اليوم 5 ، 6 ، 7 .
• لابد من وجود كراسة خاصة بالاذون ، على أن يخصم كل أذنين بيوم اعتيادى ، ثم يقيد فى 68 فى اليوم المستحق له .
• عند التدوين فى 68 لابد من تدوين القائم بالعمل .
• فى دفتر الحضور والانصراف لابد من توقيع المسئول عن الدفتر وكذا مدير المكان .

* شئون الطلبه :

• لابد من وجود سجل مالى به القسائم والمصروفات ز
• لابد من استيفاء سجل القيد الذى به بيانات الطلبه ، ولابد من اعتماده من المرحلة .
• حكم المحكمة بقبول الطفل لا يلغى اجراءات التحويل .
• من الضرورى فى استمارات التحويلات استيفاء الاختام الخاصة بذلك .
• اذا كان التحويل قادم من الخاص لابد من ختم التعليم الخاص ، وتحصيل حواله 20 جنيه .
• عند التحويل بين الادارات والمحافظات لابد من وجود ختم النسر .
• سجلات 5 سلوك يجب متابعتها .
• التحويلات من ضمنها العائد وهناك بيان يسمى بيان العائد ويكتب فيه اسم المدرسة ، ولابد من وجود مصدقه بذلك (موافقة صريحه مختومه )
• الوافد وهو القادم من دولة آخرى ( جنسيته غير مصرى ) له مصاريف آخرى تدفع وهناك بيان له يسمى بيان الوافد من ادارة الوافدين عليه ختم النسر .
• من الممكن قبول التحويلات من الخاص إلى التجريبيى فى حالة وجود مكان والسن مناسب .
• أى بيان تحويل وافد او عائد لابد أن يكون عليه ختم المدرسة صريح وكذلك ختم النسر وكذلك لابد من معرفة وتحديد مدة اقامته .
• ملف الطالب لابد ان يكون مستوفى شهادة الميلاد ، طلب الالتحاق ، و......غيرها من الاوراق المطلوبة ، وكذلك طابع الدعم وطابع النقابة .
• فى حالة عدم سداد المصروفات فى kg2 ارسال سته مراسلات لمدة اربع مرات ، ولكن يجب ارسال الملف إلى الابتدائى فى موعده مع اختارهم بما تم معه من اجراءات .

* كيفية التخلص من الاوراق الدشت :

• هناك مدد لحفظ الدفاتر :
• 130 ع ح ( 10 سنوات )
• 129 ( 10 سنوات )
• الوارد والصادر ( 15 سنه )
• النشرات ( مستديمة )
• دفتر السلفة ( مستديمة )
• استمارة 5 سلوك ( سنتين )
• الحضور والانصراف ( 5 سنوات )
• 1 مخازن " 112 " ( 5 سنوات ويعاد للادارة بأذن ارتجاع )

* اجراءات الدشت :

• تشكل لجنه كل نهاية عام دراسى أو كلما تجمعت كمية ، ووظيفة هذه اللجنه هى حصر الاشياء المراد دشتها .
• بعد حصر الاشياء وتجميعها يتم تشميعها ثم وزنها ، وذلك للكميات الكبيرة ، ثم ارسال بيان للمخازن بالادارة بالاشياء المدشوته للافادة بالتصرف .